PANDUAN MENINGKATKAN KUALITI LAYANAN URUSAN MELALUI TELEFON.

Hari ini, anda akan dipaparkan tentang nota PTK yang berkaitan dalam PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM atau PKPA.
Panduan ini saya perolehi dari PKPA:PANDUAN MENINGKATKAN KUALITI LAYANAN URUSAN MELALUI TELEFON

A:TUJUAN

Panduan ini mengutarakan pendekatan empat peringkat bagi meningkatkan perkhidmatan yang diberi oleh semua yang terlibat dengan layanan urusan melalui telefon. Ianya bukan sahaja ditujukan kepada operator telefon yang khusus ditugaskan untuk menyambut dan menyambung panggilan-panggilan, malahan juga kepada semua staf dan pegawai dalam organisasi seperti pembantu khas, ketua kerani dan pegawai-pegawai yang terlibat menyambut panggilan telefon.

Keempat-empat peringkat dalam panduan ini ialah:

Peringkat Pertama: Persediaan
Peringkat Kedua: Sambutan Panggilan
Peringkat Ketiga: Pengendalian Panggilan
Peringkat Keempat: Menamatkan Panggilan

2. Amalan dan senarai semak mengenai langkah serta tindakan yang terdapat dalam keempat-empat peringkat dalam panduan ini bertujuan untuk memberi panduan mengenai bagaimana operator telefon perlu bersedia sebelum memulakan tugas dan juga cara mana semua pihak yang terlibat dalam urusan melalui telefon melayani panggilan-panggilan telefon.

3. Dengan menghayati dan mengamalkan langkah dan tindakan seperti yang dikemukakan
dalam panduan ini adalah diharapkan kualiti perkhidmatan yang diberi oleh pegawai dan staf yang berurusan melalui telefon dapat ditingkatkan dan pelanggan akan merasa puas hati dengan perkhidmatan yang diterima.

B:PERKHIDMATAN TELEFON YANG BERKUALITI

1. Telefon merupakan alat perhubungan moden yang sangat penting. Alat ini jika dikendalikan dengan baik akan dapat mewujud dan mengekalkan perhubungan baik dengan pelanggan serta dapat meningkatkan imej organisasi di kacamata orang ramai.

2. Perkhidmatan telefon yang berkualiti perlu mempunyai ciri-ciri berikut:

a. Sistem telefon yang memudahkan perhubungan
b. Layanan urusan telefon yang berkualiti
c. Operator telefon, pembantu khas dan pegawai-pegawai yang berpengetahuan

Sistem Telefon Yang Memudahkan Perhubungan
1. Sistem telefon yang memudahkan perhubungan mesti dilengkapi dengan ciri-ciri moden dan kebolehan-kebolehan tertentu antaranya:
i. Boleh menyusun panggilan masuk mengikut giliran.
ii. Boleh menyalurkan panggilan ke satu sambungan yang telah ditetapkan jika queue panggilan masuk adalah melebihi 3, operator telefon tidak berada di tempatnya atau selepas waktu pejabat.
iii. Sambungan penting boleh berfungsi sebagai talian terus bagi menerima panggilan masuk tanpa melalui operator telefon.
iv. Boleh memainkan muzik atau menyampaikan maklumat yang telah dirakamkan, semasa menunggu panggilan disambungkan.
v. Boleh memutarkan kembali pesanan sekiranya panggilan masih belum dilayan selepas satu jangkamasa yang telah ditetapkan, misalnya "Kami minta maaf kerana talian masih sibuk. Kami akan melayan anda sebentar lagi".
vi. Kemudahan untuk operator telefon mengganggu sesuatu sambungan jika ada panggilan yang mustahak.
vii. Boleh berfungsi semasa ketiadaan bekalan elektrik. Dalam keadaan ini, sambungansambungan tertentu akan berfungsi sebagai talian terus secara automatis.
viii. Boleh memindahkan panggilan masuk daripada operator telefon yang sibuk kepada telefon yang tidak sibuk secara automatis.

Layanan Yang Berkualiti

1. Layanan urusan melalui telefon yang berkualiti boleh terhasil apabila beberapa amalan penting seperti berikut dilakukan:
i. Layanan yang mesra, bersopan dan bertanggungjawab.
ii. Bercakap dengan mengamalkan ciri-ciri suara yang baik, antaranya:
• Suara yang sederhana iaitu tidak terlalu kuat dan tidak terlalu perlahan,menyenangkan pendengaran pemanggil.
• Sebutan yang terang dan jelas akan menyenangkan perhubungan.
• Suara yang ramah menyenangkan hati pelanggan untuk perhubungan.
• Tekanan suara yang lembut dan menarik memberi gambaran yang baik mengenai
personaliti kita.
iii. Senyum semasa bercakap.
iv. Elakkan daripada kedengaran bosan dan keletihan semasa melayan panggilan.
v. Jangan biarkan emosi mempengaruhi tugas.
vi. Sentiasa ingati nama pemanggil yang sering membuat panggilan dan sambut panggilan dengan menyebut nama mereka.
vii. Jangan membiarkan pemanggil tertunggu-tunggu tanpa alasan.
viii. Sentiasa memohon maaf jika terpaksa membiarkan pemanggil menunggu lama.
ix. Bersedia membantu tanpa diminta.
x. Pegawai dan staf berkenaan hendaklah sentiasa bersedia mengambil pesanan bagi pihak pegawai-pegawai lain yang tidak dapat dihubungi.

Operator Telefon, Pembantu Khas dan Pegawai Yang Berpengetahuan

* Setiap pihak yang terlibat dengan pengendalian urusan melalui telefon semestinya
mempunyai pengetahuan yang mencukupi mengenai organisasi sendiri. Antara perkara yang perlu diberi perhatian termasuklah:

i. Lengkapkan diri dengan maklumat yang terkini mengenai organisasi.
ii. Baca semua risalah dan penerbitan-penerbitan mengenai organisasi.
iii. Pastikan anda berpengetahuan dalam semua perkara yang pihak pengurusan mahu anda mengetahui. Jika anda berpengetahuan anda dapat menyampaikan apa sahaja maklumat mengenai organisasi anda dengan profesional.

* Dengan sistem telefon yang memudahkan perhubungan disertai pula dengan amalan-amalan seperti di atas, kualiti layanan urusan melalui telefon akan dapat ditingkatkan ke tahap yang cemerlang.

PENDEKATAN EMPAT PERINGKAT

Peringkat 1 – Persediaan

* Peringkat Persediaan ini adalah khusus untuk operator telefon. Peringkat ini bertujuan untuk mengingatkan operator telefon mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil sebelum memulakan tugas pada hari tersebut. Antara tindakan penting yang perlu diamalkan adalah:

a. Berada di papan suis telefon lima minit sebelum waktu pejabat dibuka.
b. Pastikan papan suis telefon dalam keadaan boleh berfungsi.
c. Pastikan buku panduan telefon yang terkini dan senarai-senarai nombor berikut ada di sisi setiap masa:

i. Semua pegawai dan staf dalam agensi mengikut bahagian/fungsi/projek masingmasing
bagi memudahkan pemindahan panggilan. Senarai ini hendaklah dikemaskini jika ada perubahan.
ii. Agensi-agensi yang sering dihubungi.
iii. Polis, Bomba, Hospital dan Pengurusan Bangunan.
iv. Pembekal peralatan dan kelengkapan dalam pejabat.
d. Pastikan dokumen berkaitan profail organisasi diletakkan di sisi bagi memudahkan rujukan.
e. Sediakan borang dan pen untuk mencatatkan pesanan untuk pegawai/staf secukupnya.
(Contoh borang pesanan boleh rujuk di PKPA:PANDUAN MENINGKATKAN KUALITI LAYANAN URUSAN MELALUI TELEFON).
f. Pastikan persekitaran tempat letak telefon dalam keadaan bersih dan teratur.
g. Pastikan buku daftar pergerakan staf disediakan, jika operator telefon mengendalikan
kaunter penyambut tetamu.
h. Maklumkan kepada pegawai pentadbir sekiranya perlu meninggalkan kaunter.
i. Pastikan ada pengganti sebelum meninggalkan papan suis telefon.

Peringkat 2 - Sambutan Panggilan

Peringkat ini melibatkan semua pihak yang terlibat dengan sambutan panggilan telefon iaitu operator telefon, pembantu khas dan pegawai. Ia bermula apabila pemanggil dapat berhubung dengan pihak-pihak yang menyambut panggilan tersebut. Peringkat ini sangat penting kerana ini merupakan peringkat perhubungan yang pertama di antara organisasi dengan pelanggan.Gambaran pertama yang baik boleh meningkatkan persepsi pelanggan terhadap organisasi.

Peringkat ini bertujuan untuk memberi panduan kepada mereka yang terlibat dengan
sambutan panggilan telefon mengenai amalan-amalan baik semasa melayani panggilan
daripada pelanggan. Antara contoh-contoh amalan yang perlu dilakukan adalah :

a. Menjawab panggilan dengan segera iaitu sebelum dering kedua atau selewat-lewatnya
semasa dering ketiga.
b. Pegang gagang telefon kira-kira 11/2 inci daripada mulut bila menjawab panggilan
supaya suara dapat didengar dengan jelas oleh pemanggil.
c. Jawab tiap-tiap panggilan dengan ucapan selamat diikuti oleh nama organisasi, nama pejabat atau nama sendiri dengan nada suara yang ramah sebaik sahaja anda
mengangkat gagang telefon.

Contoh beberapa sebutan adalah seperti berikut:

Bagi Operator Telefon

Sebut ucapan selamat diikuti dengan nama organisasi.
Contoh:
”Selamat pagi, Kementerian Perusahaaan Awam”

Bagi Pembantu Khas

Sebut ucapan selamat diikuti dengan nama pejabat atau nama gelaran pegawai anda.
Contoh:
”Selamat pagi, Pejabat Ketua Pengarah, Pembantu Khas bercakap”
Atau,
”Selamat pagi, Pembantu Khas Pengarah Operasi”
Atau,
”Selamat pagi, Pejabat Dr. Azman”.

Bagi Pegawai-pegawai
Sebut ucapan selamat diikuti dengan nama jawatan atau nama individu.
Contoh:
”Selamat pagi, Ketua Kerani bercakap”
Atau,
”Selamat pagi, Mazlan bercakap”

Peringkat 3 - Pengendalian Panggilan

* Seperti peringkat sambutan panggilan, peringkat pengendalian panggilan juga melibatkan operator telefon, pembantu khas dan pegawai. Peringkat ini ialah peringkat di mana pihak-pihak yang terlibat dengan pengendalian panggilan mula memberi perkhidmatan kepada pelanggan. Oleh yang demikian adalah penting untuk memberi layanan yang bersopan dan memenuhi kehendak pelanggan supaya mereka akan gembira untuk berurusan dengan organisasi kita. Peringkat ini bertujuan untuk memberi panduan kepada mereka yang terlibat dengan cara-cara yang terbaik untuk mengendalikan panggilan. Contoh amalan-amalan yang perlu dilakukan oleh pihak-pihak yang terlibat adalah seperti berikut:

Operator Telefon
a. Jika pemanggil ingin mendapatkan maklumat umum mengenai organisasi, beri maklumat yang tepat setakat yang anda ketahui.
b. Jika pemanggil masih memerlukan maklumat lanjut, maklumkan kepada pemanggil nama pegawai bertanggungjawab.
c. Jika pegawai bertanggungjawab berada di pejabat sambungkan panggilan. Semasa menyambung panggilan perkara perkara berikut perlu diberi perhatian:

i. Beritahu pemanggil kepada siapa panggilan itu disambungkan.
ii. Sambungkan telefon kepada pegawai berkenaan dengan segera

d. Jika pegawai berkenaan tidak ada di pejabat atau sambungannya sibuk, dapatkan pesanan sekiranya pesanannya ringkas. Bagi pesanan yang rumit, sambungkan panggilan kepada pegawai yang telah dikenalpasti (ketua kerani atau kerani di sesuatu bahagian) untuk melayani panggilan atau mengambil pesanan bagi pihak pegawai bahagiannya. Semua pesanan boleh dicatat dengan menggunakan borang pesanan (Rujuk website). Antara perkara yang perlu diberi perhatian semasa mengisi borang pesanan:
i. Eja nama pegawai yang akan menerima pesanan dan nama pemanggil dengan betul.
ii. Catatkan nombor telefon pemanggil, tarikh dan masa panggilan dengan betul.
iii. Ambil pesanan dengan tepat.
iv. Bacakan semula kepada pemanggil pesanan yang diberi untuk mengesahkan ketepatan pesanan.
e. Elakkan daripada memindahkan panggilan dari seorang pegawai kepada pegawai-pegawai lain tanpa mengambil berat pegawai mana yang benar-benar bertanggungjawab sehingga membuat pemanggil menunggu terlalu lama sebelum dapat bercakap dengan pegawai yang dikehendaki.
f. Jika pemanggil perlu menunggu lebih daripada 1 minit, tanya pemanggil sama ada mahu terus menunggu.
g. Jika pemanggil mahu terus menunggu, beritahu pemanggil dari semasa ke semasa bahawa panggilan masih belum dapat disambungkan.
h. Jika pemanggil mahu meninggalkan pesanan, catatkan pesanan ke dalam borang pesanan.
i. Sambungkan panggilan dengan serta merta apabila pegawai berkenaan telah menamatkan panggilan telefonnya yang terdahulu.
j. Serahkan borang pesanan kepada pegawai berkenaan dengan segera.

Pembantu Khas

a. Jika pemanggil hanya ingin mendapatkan maklumat tertentu beri maklumat tersebut dengan tepat.
b. Jika pemanggil ingin bercakap dengan pegawai anda, perkara berikut perlu diberi perhatian:
i. Pastikan sama ada pegawai anda mempunyai masa untuk menjawab panggilan telefon itu atau tidak. Jika beliau tidak mempunyai masa pada ketika itu beri alasan yang sesuai kepada pemanggil.

Contoh kata-kata yang sesuai ialah: "Dr.Azmir sedang berbincang dengan pegawainya. Boleh saya dapatkan nama dan nombor telefon tuan, supaya Dr. dapat menelefon anda semula"

ii. Sekiranya panggilan boleh disambungkan kepada pegawai, contoh sebutan seperti berikut adalah sesuai:"Tunggu sebentar, saya sambungkan panggilan"


c. Jika pemanggil mahu meninggalkan pesanan, catatkan pesanan ke dalam borang pesanan. Serahkan pesanan kepada pegawai berkenaan dengan segera.

Pegawai-pegawai

a. Jika pemanggil ingin mendapatkan maklumat terperinci mengenai sesuatu perkara khusus, bantu setakat yang anda ketahui.
b. Jika tidak mempunyai maklumat secukupnya ambil tindakan-tindakan berikut:

i. Minta pegawai yang mempunyai maklumat untuk meneruskan penerangan.
ii. Jika maklumat terperinci memerlukan rujukan lanjut maklumkan kepada pemanggil bahawa maklumat tersebut akan disampaikan kemudian.
iii. Dapatkan butir-butir diri pemanggil bagi membolehkan beliau dihubungi semula apabila maklumat diperlukan telah disediakan.

c. Jangan membiarkan pemanggil menunggu lebih dari 1 minit tanpa alasan.
d. Jika pemanggil ingin bercakap dengan pegawai yang tidak ada di pejabat dapatkan pesanan (jika ada) dengan menggunakan borang pesanan.

Beberapa contoh kata-kata yang sopan seperti berikut boleh dijadikan panduan oleh pihak-pihak yang terlibat semasa menyambut panggilan.
i. "Dr. Hamid tidak ada di pejabat, boleh saya beritahu beliau siapa yang memanggil?"
ii. "Dr. Musa tidak ada di pejabat pada masa ini, boleh saya mengambil pesanan untuknya?"
iii. "En. Aziz baru keluar dari pejabat, boleh saya beritahu dia siapa yang memanggil supaya beliau boleh membuat panggilan kembali?"
iv. "En. Idris bercuti sehingga hari Sabtu minggu depan, bolehkah saya tolong Encik?"
v. "En. Mazlan meminta saya memaklumkan bahawa beliau tidak dapat hadir ke mesyuarat pada pagi ini."

15. Beberapa contoh kata-kata yang perlu dielakkan semasa menjawab telefon:

a. "Beliau belum sampai di pejabat lagi."
b. "Beliau sudah balik."
c. "Bye-bye."
d. "Beliau sedang minum."
e. "Apa nama awak?"
f. "Ulang balik, saya tak dapat pesanan tadi."
g. "Bagaimana mengejanya?"
h. "Siapa telefon?"
i. "Tunggu dulu."
j. "Dia tak beritahu saya pun mana dia pergi."
k. "Saya tidak tahu mana dia pergi, saya tak jaga dia."
l. "Cepat cakap, saya sibuk sekarang."
m. "Awak tahu apa maksud saya?"

Peringkat 4 Menamatkan Panggilan

16. Peringkat ini juga melibatkan operator telefon, pembantu khas dan pegawai-pegawai. Ia bermula apabila perkhidmatan telah diberikan dan panggilan perlu ditamatkan. Peringkat ini bertujuan untuk memberitahu mengenai cara yang terbaik untuk menamatkan panggilan kerana kesemua hubungan baik yang telah dibina semasa perbualan telefon boleh musnah sekiranya panggilan tidak ditamatkan dengan bijaksana.

17. Contoh amalan yang boleh dilakukan oleh semua mereka yang terlibat adalah:
a. Tamatkan panggilan dengan bersopan dan tidak tergesa-gesa. Ini akan memberi
gambaran kepada pemanggil yang anda suka melayan panggilan mereka.
b. Tamatkan setiap perbualan dengan ucapan yang sesuai seperti contoh berikut:
"Terima kasih dan sila berhubung kembali jika ada sebarang masalah."

D. USAHA-USAHA BERTERUSAN UNTUK MENINGKATKAN KUALITI LAYANAN URUSAN MELALUI TELEFON

18. Untuk memastikan kualiti layanan urusan melalui telefon dipertingkatkan, usaha-usaha penambahbaikan perlu dilakukan secara berterusan. Usaha-usaha ini termasuklah:

a. Menyediakan peralatan telefon yang moden dan memudahkan perhubungan.
Peralatan yang baik dan dibekalkan dengan selengkapnya dapat membantu semua pihak trelibat menjalankan tugas mereka dengan cekap dan berkesan.

b. Memberi latihan kepada operator telefon mengenai:
i. cara mengendalikan alat dan panggilan telefon.
ii. cara melayan urusan telefon yang bersopan.

c. Memberi penerangan kepada operator telefon mengenai tugas, fungsi serta struktur organisasi dari semasa ke semasa supaya pemindahan panggilan dapat dilakukan dengan lebih tepat dan berkesan dan maklumat yang tepat dan terkini dapat disampaikan kepada pelanggan.

d. Mewujudkan satu sistem bagi merekod pergerakan keluar masuk staf jika operator telefon adalah juga penyambut tetamu di kaunter pintu masuk.

Maklumat dari rekod ini boleh dirujuk oleh operator telefon untuk mengetahui sama ada pegawai/staf berkenaan ada atau tidak ada di pejabat.

E. PENUTUP

19. Perhubungan telefon adalah salah satu bentuk komunikasi utama yang digunakan oleh semua pihak dalam mengendalikan urusan perhubungan setiap hari. Layanan yang memuaskan hati pelanggan adalah kunci bagi memupuk perhubungan yang baik dengan pelanggan dan sesama anggota dalam organisasi. Perkhidmatan telefon yang berkualiti akan hanya dapat diwujudkan sekiranya ada usaha-usaha bersepadu dan berterusan dari semua pihak yang terlibat.

20. Adalah menjadi hasrat Kerajaan untuk memberikan perkhidmatan yang berkualiti kepada rakyat. Dengan yang demikian sewajarnyalah agensi Kerajaan meningkatkan kesedaran dan mengamalkan semua ciri-ciri perkhidmatan telefon yang berkualiti. Amalan ini seharusnya dilakukan bukan sahaja semasa melayani panggilan daripada pelanggan yang bersopan malahan akan lebih dihargai sekiranya dilakukan semasa melayan panggilan daripada pelanggan yang kurang bersopan.

21. Dengan memberi perhatian dan keutamaan yang serius mengenai aspek ini, beberapa
kebaikan seperti berikut dapat dicapai:

a. Imej pejabat Kerajaan dapat ditingkatkan;
b. Pelanggan akan berpuas hati dan gembira dengan perkhidmatan yang diterima;
c. Aliran dan penyaluran maklumat berkesan; dan
d. Suasana kerja yang baik diwujudkan.

22. Walaupun sebahagian dari kita beranggapan bahawa perkhidmatan telefon adalah perkara remeh temeh, namun jika perkhidmatan tersebut dapat diberi dengan baik dan memuaskanhati pelanggan ianya akan dapat memberi gambaran baik mengenai imej organisasi berkenaan. Sebaliknya jika perkhidmatan yang diberikan adalah tidak berkualiti, imejorganisasi akan terjejas di mata pelanggan. Segala usaha untuk memperbaiki urusan melalui telefon merupakan satu lagi langkah untuk menghayati budaya kerja cemerlang.

PENGURUSAN PANITIA MATA PELAJARAN

1. Pendahuluan :

Pengurusan Panitia Mata Pelajaran merupakan teras dalam pengurusan kurikulum sekolah khususnya dalam memantapkan pelaksanaan dan keberkesanan Pendidikan Islam. Peranannya amat penting dalam usaha menjadikan pengurusan kurikulum Pendidikan Islam di sekolah-sekolah lebih terancang dan sistematik.
Pengurusan Panitia Mata Pelajaran yang cemerlang akan memantapkan prestasi akademik dan sahsiah murid. Justeru itu, diharapkan maklumat ini dapat membantu merealisasikan harapan dan wawasan yang terkandung dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan.

2. Definisi :

Pengurusan Panitia Mata Pelajaran Islam di sekolah bermaksud kemampuan dan kecekapan Panitia Pendidikan Islam merancang, mengurus dan melaksanakan matlamat, objektif strategik dan program panitia secara berterusan dan berkesan.

3. Punca Kuasa :

Panitia Mata Pelajaran di sekolah ditubuhkan atas arahan Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.4/1986.

4. Objektif :

4.1 Mempertingkat pemahaman mengenai struktur organisasi, fungsi dan tugas panitia Mata Pelajaran di sekolah.

4.2 Mempertingkat kerjasama dan muafakat guru Mata Pelajaran untuk merancang, melaksana, menyelia dan memantau keberkesanan semua program dan aktiviti yang berkaitan.

4.3 Berusaha secara muafakat untuk mencari penyelesaian masalah dalam pengajaran dan pembelajaran yang berkaitan dengan motivasi, sikap dan tabiat belajar murid.

4.4 Memantapkan sistem dokumentasi maklumat yang berkaitan dengan panitia Mata Pelajaran.

4.5 Mempertingkat kualiti pengurusan panitia Mata Pelajaran di sekolah.

5. Penambahbaikan Pengurusan Panitia :

5.1 Sistem Fail

5.1.1 Mengadakan sejumlah 13 buah fail yang mengandungi :
i. Minit Mesyuarat
ii. Maklumat Guru –biodata
iii. Surat Menyurat / Pekeliling
iv. Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan Pelajaran
v. Pencerapan / Penyemakan Buku Latihan
vi. Perancangan Peningkatan Panitia
vii. Analisis Ujian dan Peperiksaan
viii. Laporan Program / Aktiviti
ix. Persatuan Mata Pelajaran
x. Perkembangan Staf
xi. Kewangan
xii. Bank Soalan
xiii. Perkara-perkara lain

5.2 Perancangan Peningkatan Panitia

5.2.1 Menyediakan Rancangan Jangka Panjang yang meliputi Kurikulum, Ko-Kurikulum
dan Sahsiah. Rancangan ini adalah merupakan perancangan dalam tempoh tiga
hingga lima tahun.

5.2.2 Menyediakan Rancangan Tahunan Semasa iaitu dalam tempoh setahun,
merangkumi semua program dan aktiviti panitia.

5.2.3 Menyediakan Rancangan Operasional iaitu kertas kerja bagi setiap aktiviti yang
hendak dijalankan.

5.3 Perkembangan Staf

5.3.1 Merancang dan mengadakan Perkembangan Staf sekurang-kurangnya dua kali
setahun.

5.3.2 Pengisian di dalam kursus tersebut merangkumi antaranya, kaedah pengajaran
dan pembelajaran berkesan, pengurusan masa, pengurusan panitia,
penggunaan ICT dalam pengajaran dan perkembangan kurikulum terkini.

5.4 Pengurusan Kewangan:

5.4.1 Merancang dan membeli bahan bantu mengajar yang bersesuaian.

5.4.2 Menggunakan peruntukan kewangan (Perkapita Geran - PCG) untuk
meningkatkan keberkesanan P&P seperti mencetak dan membeli buku kerja.

5.4.3 Menyediakan anggaran belanjawan tahunan panitia.

5.5 Laporan Program / Aktiviti:

5.5.1 Menyediakan laporan program / aktiviti yang telah dijalankan.

5.5.2 Semua laporan hendaklah dikemaskini dan dibukukan dalam bentuk yang
menarik.

5.6 Penyemakan Buku Latihan:

5.6.1 Menentukan jumlah latihan dalam tempoh setahun mengikut kelas.

5.6.2 Menghantar buku latihan kepada Guru Besar / Guru Penolong Kanan mengikut
jadual yang ditetapkan untuk disemak.

5.6.3 Menyimpan Borang Semakan di dalam fail panitia.

5.7 Pengurusan Bilik Khas:

5.7.1 Memastikan bilik berada dalam keadaan bersih dan ceria.

5.7.2 Menggunakan kemudahan bilik untuk amali solat, P&P dan kegiatan
persatuan.

5.7.3 Merekodkan penggunaan bilik dan mengemaskini stok peralatan surau.

5.7.4 Menggunakan senarai semak pengurusan bilik yang dibekalkan oleh Jabatan
Pelajaran Negeri masing-masing.


LAMPIRAN
Pekeliling Pengurusan Panitia Mata Pelajaran

Pekeliling 1

Bahagian Sekolah-Sekolah,
Kementerian Pendidikan Malaysia,
Tingkat 12-14,
Bangunan Bank Pertanian,
Leboh Pasar Besar, Telefon : 03-2922066
50604 Kuala Lumpur. Kawat : Pelajaran
Ruj. Kami : KB(BS)8591/Jld.II/(44)
Tarikh : 13 Mac, 1986

Semua Pengarah Pelajaran Negeri Malaysia.
Y.B. Datuk/Tuan,

Per: Surat Pekeliling Ikhtisas
Bil. 4/1986 Panitia Mata Pelajaran

Dalam menjalankan kerja-kerja penyeliaan sekolah-sekolah oleh Jemaah Nazir Sekolah, Jabatan Pelajaran Negeri dan Pejabat Daerah, salah satu perkara yang hendak diselia adalah tentang kewujudan dan keberkesanan panitia mata pelajaran di sekolah-sekolah. Adalah didapati bahawa ada sekolah-sekolah yang telah menubuhkan panitia mata pelajaran dan dapat berfungsi dengan baik dan ada pula di sebaliknya. Walau bagaimanapun, sama ada panitia mata itu berfungsi atau tidak, Kementerian Pelajaran difahamkan bahawa pihak-pihak yang telah membuat penyeliaan ini telah ditanya oleh pihak sekolah, atas dasar atau arahan manakah, panitia mata pelajaran ini perlu ditubuhkan.

2. Oleh yang demikian, surat pekeliling ini dikeluarkan dengan tujuan untuk memberitahu pihak sekolah tentang perlunya penubuhan panitia mata pelajaran, supaya dengan ini, penubuhan dua hala di antara pihak sekolah dengan pihak-pihak yang membuat penyeliaan dapat diadakan dengan lebih berkesan lagi.

3. Berikut adalah panduan mengenai panitia mata pelajaran dan pihak sekolah adalah dikehendaki menubuhkan atau memperkemaskan lagi panitia mata pelajaran supaya keberkesanan pengajaran- pembelajaran di sekolah dapat ditingkatkan.

Latar Belakang

Kebanyakan para pelajar dalam pembelajaran dan motivasi serta minat mereka terhadap sesuatu mata pelajaran yang dipelajari mempunyai hubungan rapat dengan kebolehan dan kekesanan guru yang mengajar. Guru tidak ragu-ragu lagi mempunyai peranan yang penting dalam menentukan sama ada matlamat pencapaian akademik para pelajar di sekolah tercapai atau tidak.

Menyedari hakikat ini, maka adalah wajar bagi guru yang terlibat atau mengajar sesuatu mata pelajaran yang sama, menggembelingkan tenaga mereka dan menyelaraskan aktiviti-aktiviti dan / atau tugas-tugas mengajar sebagai pendidik. Mereka juga harus mempunyai semangat bekerjasama, saling membantu dan berkongsi fikiran, pengalaman serta kepakaran untuk memperbaiki lagi kecekapan dan kekesanan mereka. Dengan demikian, guru yang mengajar sesuatu mata pelajaran berpeluang untuk bekerjasama dan menyelaraskan usaha mereka dengan lebih terkelola dan bersepadu. Dengan wujudnya badan ikhtisas seumpama ini, guru yang menganggotainya juga berpeluang untuk mencari penyelesaian kepada masalah-masalah, bukan sahaja dalam bidang pengajaran, bahkan juga masalah yang berhubung dengan motivasi, sikap dan tabiat belajar pelajar.

Struktur dan Organisasi

3.2.1 Panitia mata pelajaran adalah sebuah badan ikhtisas yang dianggotai oleh semua guru yang mengajar mata pelajaran yang sama di sesebuah sekolah. (Sekolah-sekolah kecil yang bilangan gurunya sedikit adalah difikirkan tidak perlu menubuhkan pelbagai panitia mata pelajaran).
3.2.2 Badan ini hendaklah dipimpin dan dikendalikan oleh Guru Besar atau Pengetua Sekolah.
3.2.3 Semua Ketua Panitia mata pelajaran adalah secara automotik menjadi ahli-ahli Jawatankuasa Kurikulum Sekolah. Pelajaran masing-masing di dalam Jawatankuasa tersebut dan menjadi sebagai penghubung di antara ahli panitia dengan Guru Besar atau Pengetua Sekolah.
3.2.4 Keputusan-keputusan yang diambil oleh tiap-tiap panitia di dalam perjumpaan-perjumpaan berhubung dengan isu-isu masalah-masalah kurikulum dan pengajaran perlu dibawa oleh ketua panitia kepada Guru Besar atau Pengetua atau Penolong Kanannya, sama ada untuk mendapat penyelesaian atau makluman.
3.2.5 Di sekolah-sekolah di mana Jawatankuasa Kurikulum Sekolah belum ditubuhkan, Ketua panitia masih memainkan peranan penting untuk berhubung dengan Guru Besar atau Pengetua bagi membentangkan masalah-masalah atau isu-isu yang sedang dihadapi dan mensyorkan segala cadangan atau permintaan ahli-ahli panitia berhubung dengan keperluan pengajaran dan pembelajaran.

Tujuan Panitia Mata Pelajaran

Berikut adalah di antara beberapa tujuan yang dikenal pasti untuk panitia mata pelajaran;-

3.2.1 Memperbaiki dan meningkatkan mutu dan kekesanan pengajaran-pembelajaran;
3.2.2 Berikhtiar dan berusaha untuk mendapatkan strategi-strategi mengajar yang inovatif dan boleh mendorong serta menggerakkan kecenderungan para pelajar terhadap pembelajaran.
3.2.3 Memperbaiki prestasi pelajar di dalam peperiksaan (berasaskan sekolah dan awam) dalam mata pelajaran berkenaan berpandukan atau berasaskan kepada prestasi/ target yang ditunjukkan dalam rancangan akademik sekolah;
3.2.4 Mewujudkan semangat kerjasama di antara panitia mata pelajaran dengan persatuan kelab akademik.

Peranan Panitia Berikut adalah di antara perkara yang dianggap perlu dilaksanakan oleh panitia, sejajar dengan peranannya sebagai sebuah badan ikhtisas.

3.4.1 Memperolehi sukatan pelajaran yang terbaru atau kemas kini untuk kegunaan ahli-ahli panitia;
3.4.2 Menyediakan rancangan mengajar untuk ketiga-tiga penggal dalam tahun persekolahan. Rancangan mengajar ini diselaraskan di antara guru dalam sesuatu tingkatan/darjah dan juga di antara tingkatan/darjah di mana ada kaitan;
3.4.3 Memilih dan mencadangkan kepada pentadbiran sekolah buku teks untuk digunakan oleh pelajar berdasarkan kepada kesesuaian buku itu dari segi kehendak sukatan pelajaran dan tahap kebolehan mereka;
3.4.4 Memilih dan mencadangkan buku rujukan atau bahan bacaan tambahan yang sesuai dengan keperluan pembelajaran para pelajar dan kegunaan guru untuk dibekalkan di pusat sumber sekolah;
3.4.5 Menyelaraskan soalan-soalan ujian dan peperiksaan (berasaskan sekolah) yang disediakan bagi tiap-tiap tingkatan atau darjah dan jika perlu, menubuhkan bank soalan
3.4.6 Mengkaji dan menganalisa keputusan peperiksaan pelajar dalam tiap-tiap peperiksaan berasaskan (khususnya peperiksaan pertengahan dan akhir tahun ) dan mengambil langkah-langkah untuk mengatasi kelemahan-kelemahan pelajaran dan pembelajaran;
3.4.7 Mengadakan mesyuarat panitia secara berkala sekurang-kurangnya sekali sepenggal dan mengadakan perjumpaan secara `ad-hoc’ jika perlu;
3.4.8 Mengatur perjumpaan atau mesyuarat dengan ahli-ahli panitia (secara formal atau tidak formal) untuk memikir dan membincangkan masalah-masalah atau isu-isu yang berkaitan seperti masalah-masalah yang berhubung dengan kaedah mengajar serta mencari penyelesaian kepada masalah atau isu tersebut;
3.4.9 Bertukar-tukar pengalaman dan pengetahuan baru yang diperolehi setelah mengikuti kursus atau seminar dengan ahli-ahli lain;
3.4.10 Mewujudkan semangat saling bekerjasama dengan persatuan di sekolah dan menjalani hubungan kerja yang boleh membantu bagi mencapai matlamat pengajaran dan pembelajaran;
3.4.11 Bekerjasama dan bertukar-tukar fikiran, pengalaman dan kepakaran dengan panitia-panitia di sekolah-sekolah berhampiran atau sekawasan;
3.4.12 Bekerjasama dengan lain-lain panitia dan membantunya dalam usaha ke arah memajukan pelajar yang lemah dalam mata-mata pelajaran tertentu;
3.4.13 Melantik seorang setiausaha dari kalangan ahli untuk menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkan minit itu kepada semua ahli panitia;
3.4.14 Menyelenggarakan fail-fail panitia dan semua minit atau laporan mesyuarat, surat menyurat dan rekod-rekod yang berkenaan

4. Harap Y.B. Datuk/Tuan memaklumkan kandungan Surat Pekeliling ini kepada semua sekolah.

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”


Saya yang menurut perintah,

t.t

(HAJI JUMAAT BIN DATO’ HAJI MOHD. NOOR)
Bahagian Sekolah
Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia.



Pekeliling 2

Surat Pekelilng Ikhtisas Bil 2/1996

Rujukan : KP (BS) 8591/Jld.VII (33), dikeluarkan pada 24 Jun 1996
Tajuk : Penampilan Diri Pelajar, Kekemasan dan Kerapian Berpakaian
Tujuan : Untuk menegaskan bahawa :
a) Kementerian Pendidikan amat memandang berat terhadap sebilangan pelajar yang tidak menampilkan keceriaan, kekemasan dan kerapian dalam berpakaian, seperti tidak memasukkan kemeja ke dalam seluar, tidak mengikat tali leher dengan kemas, tidak mengancing butang baju, berkasut kotor atau tidak berkilat, tidak memakai kain samping dengan kemas, tidak menyikat rambut dengan rapi serta tabiat-tabiat lain yang memperlihatkan nilai-nilai yang tidak diingini. Fenomena ini jika tidak ditangani segera dikhuatiri akan menjejaskan hasrat dan matlamat kerajaan untuk meningkatkan taraf pendidikan negara kita ke taraf dunia.
b) Harus diingat bahawa penampilan pelajar dalam masyarakat mencerminkan corak pendidikan yang diterimanya di sekolah. Matlamat pendidikan negara untuk menghasilkan pelajar yang berilmu pengetahuan, berakhlak mulia serta berketrampilan tidak akan tercapai sekiranya pelajar masih belum dapat menunjukkan tahap pengurusan diri yang tinggi.
c) Semua sekolah diminta mengambil langkah dan tindakan yang wajar, konsisten dan tegas bagi memastikan amalan-amalan ke arah pembinaan sahsiah dan penampilan diri yang baik dapat dilakukan.

Pekeliling 3

Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 15/1998

Rujukan : KP (BS) 8591/Jld.XIV (15), dikeluarkan pada 25 Julai 1998
Tajuk : Bidang Kuasa Penempatan & Pertukaran Guru Pendidikan Islam
Tujuan : Untuk menegaskan bahawa keputusan Kementerian Pendidikan bahawa semua
urusan penempatan dan pertukaran guru Pendidikan Islam di sekolah-sekolah dipertanggungjawabkan kepada Sektor/Unit Pendidikan Islam dan Moral, Jabatan Pendidikan Negeri. Manakala penempatan dan pertukaran guru Pendidikan Islam antara negeri pula akan terus dilakukan oleh Jabatan Pendidikan Islam dan Moral, Kementerian Pendidikan.


Pekeliling 4

Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 3/1999

Rujukan : KP (BS) 8591/Jld.XV (3), dikeluarkan pada 9 Mac 1999
Tajuk : Penyediaan Rekod Pengajaran Dan Pembelajaran
Tujuan : Untuk :
a) Memansuhkan Surat Pekeliling Kementerian Pendidikan 256 bertarikh 1 Julai 1963 mengenai buku Rekod Mengajar Guru.
b) Memaklumkan bahawa Rekod Pengajaran dan Pembelajaran hendaklah mengandungi hanya dua unsur iaitu Rancangan Pelajaran Tahunan dan Rancangan Pelajaran Harian. Rekod ini bolehlah disediakan dalam apa jua bentuk yang munasabah dan sesuai dengan teknologi semasa. Ia haruslah diurus dengan sempurna dan dapat dikemukakan dengan serta merta apabila dikehendaki.

Pekeliling 5

Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 5/1999

Rujukan : KP (BS) 8591/Jld.XV (5), dikeluarkan pada 11 Mei 1999
Tajuk : Larangan Terhadap Penglibatan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan, Staf Sokongan
dan Murid Sekolah Dalam Kegiatan Politik Anti-Kerajaan
Tujuan : Untuk menegaskan bahawa :
a) semua Pegawai Perkhidmatan Pendidikan, Staf Sokongan dan Murid Sekolah sama ada di pejabat, di kawasan sekolah atau di dalam bilik darjah adalah dilarang sama sekali melibatkan diri dalam apa jua bentuk kegiatan berunsur politik.
b) semua Pegawai Perkhidmatan Pendidikan dan Staf Sokongan yang ingkar dengan larangan di atas boleh dikenakan tindakan di bawah Peraturan-Peraturan Pegawai Awam ( Kelakuan dan Tataterbib ) 1993 dan mana-mana murid yang terlibat dalam aktiviti tersebut juga boleh dikenakan tindakan disiplin mengikut peraturan yang ada.
c) semua Ketua Jabatan, Pengetua dan Guru Besar adalah diminta supaya mengambil tindakan tegas terhadap mana-mana pegawai, staf dan murid yang didapati bersalah mengingkari larangan yang dinyatakan di atas.

Click Here to share this page with your friends, website visitors, ezine readers, social followers and other online contacts.

The Word Of Mouth Tool
is a gift from:
Website software that works
Exploring North Florida Nature
Free Keyword Manager